大型會議策劃方案的步驟

在進行比較重要的、具有商業(yè)性質(zhì)的、涉及到多層高級領(lǐng)導(dǎo)層的相關(guān)公司會議時，更需要注重會議的環(huán)境和流程。特別是重要的大型的會議，在進行會議之前就需要準備大型會議策劃方案，在制定方案時緊扣會議主題，做好會議前的準備、布置會議場所、會議接待工作以及會議總結(jié)這四個會議步驟的環(huán)節(jié)安排。

一、會議前的準備

會議前方案負責(zé)人需要將會議中所有需要準備的事情準備起來，包括會議時間、會議場所、參會人員、酒店交通吃住等各方面都需要考慮周到。在決定好時間地點以及人員名單以后通過邀請函或者電子郵件等方式進行正式的邀請，通知時必須嚴謹，不能出現(xiàn)錯誤，除此之外還要假設(shè)突發(fā)情況，提前做好對突發(fā)事件的應(yīng)對方案，保證會議的順利進行。

二、布置會議場所

會議場所是會議的主場地，一定要認真布置，在會議中通常會用到電腦、投影儀等播放PPT，或者是需要麥克風(fēng)，需要運用到多媒體設(shè)備、燈光甚至音響、攝像機等，這些設(shè)施都需要完善，做好充分的準備，確保沒有問題。為會議人員準備的茶水、點心等也是必備的。會議室風(fēng)格以簡潔大方為主，不管是會議桌椅還是空間布置都要做到干凈整潔，對于重要的商業(yè)會議，則更需要注重其保密性、安全性，防止會議內(nèi)容泄露這點非常重要，需要重點注意。

三、會議接待工作

在參會人員到達固定會議地點參會時，主辦方要安排工作人員進行接待工作，為他們提供舒適的酒店，精美的食物，對于重要人物最好是專門安排專車接送，防止因為交通問題在會議上遲到。貼心周到的服務(wù)讓參加會議的人員不為這些繁雜的瑣事而費心，能夠?qū)Ｐ拈_會，全身心地投入到會議工作之中，并且還能產(chǎn)生更多好的工作想法，提高工作效率。

四、會議總結(jié)

在會議工作結(jié)束以后要做好工作總結(jié)。工作總結(jié)作為策劃方案中的重點必須要在會議策劃方案中體現(xiàn)出來，對會議中所提出的各個問題、以及意見和建議進行總結(jié)，綜合性地總結(jié)出下一步需要實施和執(zhí)行的計劃，在會議圓滿結(jié)束以后，還需要安排會議人員們安全返回。