商務(wù)會議活動策劃的步驟

商務(wù)會議對會議各方面的要求很高，其策劃的步驟首先要確定活動主題，其次要擬定活動策劃案和具體的操作方案，第三要做好會議時間的安排，同時要做好會議的通知和接待工作，做好現(xiàn)場的控制管理工作，最后還要注意會議結(jié)束后的跟蹤服務(wù)環(huán)節(jié)。

商務(wù)會議是指具有商業(yè)性質(zhì)的大型會議，一般包括企業(yè)的新產(chǎn)品宣傳、年會和商務(wù)宴會，與會者是公司實(shí)體或經(jīng)理的代表。商務(wù)會議對會議各方面的要求很高，其策劃的步驟首先要確定活動主題，其次要擬定活動策劃案和具體的操作方案，第三要做好會議時間的安排，同時要做好會議的通知和接待工作，做好現(xiàn)場的控制管理工作，最后還要注意會議結(jié)束后的跟蹤服務(wù)環(huán)節(jié)。

一、確定活動主題

只有明確了會議主題、核心內(nèi)容，才能夠確定有哪些核心人員需要參加，誰來主持，哪位高層“坐陣”。此外，在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

二、擬定活動策劃案和具體操作方案

活動策劃案是指導(dǎo)整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用，會議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理的廣告策劃公司，指導(dǎo)整個活動的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間上具體到分鐘，會議人員人手一份。

三、會議時間安排

確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。一般來說，前面的時間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。

四、會議通知

不管會議的性質(zhì)如何，發(fā)送邀請總是比電話通知更禮貌。商務(wù)會議邀請函的設(shè)計應(yīng)更加高端化，此外，還應(yīng)注意在邀請函上核對會議人員的個人信息，以確保信息的正確和完善。

五、會議接待

在正式的商務(wù)會議和年度會議上，公司應(yīng)選擇有社交能力和禮貌的員工，負(fù)責(zé)接待、登記、幫助和其他職責(zé)，專業(yè)的禮儀團(tuán)隊(duì)和會議人員尤為重要，當(dāng)歡迎客人時，必須清楚地為參與者指明方向。為了加快接待速度，可在大型會議入口處設(shè)立兩個或兩個以上的登記區(qū)，并提供門票。

六、現(xiàn)場控制

現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個好的協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。從實(shí)踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫?，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽，應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應(yīng)變的處理技巧。