大型活動(dòng)策劃如何避免預(yù)算超支

活動(dòng)預(yù)算是大型活動(dòng)策劃公司必須做的事情，決定了活動(dòng)的方方面面，這是活動(dòng)的基礎(chǔ)?；顒?dòng)策劃者要明白企業(yè)以及參會(huì)者想從活動(dòng)中得到什么，并以此來(lái)安排活動(dòng)目的地、活動(dòng)日程以及活動(dòng)花費(fèi)等。為了避免大型活動(dòng)策劃預(yù)算超支，活動(dòng)目的確立后要評(píng)價(jià)活動(dòng)的具體需求，要熟悉活動(dòng)邀請(qǐng)的嘉賓身份，做好各項(xiàng)工作分工，起草預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出。

活動(dòng)的目的確立之后，評(píng)價(jià)活動(dòng)的需求就成了關(guān)鍵，例如，場(chǎng)地面積要求、活動(dòng)日程和功能規(guī)劃，以及活動(dòng)放在一周的什么時(shí)間舉辦等。以上所有因素都會(huì)對(duì)預(yù)算產(chǎn)生影響。所以，活動(dòng)策劃者需要熟悉活動(dòng)客人，如果他們的級(jí)別較高，成本可能就會(huì)更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會(huì)影響餐飲成本?？腿藗儊?lái)自哪里會(huì)影響到活動(dòng)的地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會(huì)影響到成本。在收集了以上信息之后，活動(dòng)策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個(gè)預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚没顒?dòng)的歷史，如果有的話，就有助于降低活動(dòng)相關(guān)的成本。

活動(dòng)花費(fèi)一般分為以下幾個(gè)部分，包括客房、交通運(yùn)輸、餐飲、視聽(tīng)、印刷材料、行政管理、娛樂(lè)、演講人報(bào)酬等。在每一個(gè)種類(lèi)中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個(gè)欄目：一是預(yù)期投入，二是實(shí)際花費(fèi)，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點(diǎn)來(lái)做并不重要，重要的是要明白關(guān)注的是活動(dòng)成本的底線。在每一個(gè)開(kāi)支項(xiàng)目中，把與活動(dòng)開(kāi)支相關(guān)的內(nèi)容都找出來(lái)，包括所有的稅款、展覽費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、贈(zèng)品費(fèi)用，以及一些附加費(fèi)用，例如場(chǎng)地的租金等。