公司開年會(huì)的注意事項(xiàng)

一轉(zhuǎn)眼又到了年底，各個(gè)公司都開始籌備今年的年會(huì)，其實(shí)每個(gè)公司的年會(huì)類型也不同，有的公司是辦員工總結(jié)大會(huì)，對(duì)過去一年在公司的表現(xiàn)情況進(jìn)行表彰鼓勵(lì)，生產(chǎn)型企業(yè)會(huì)在年會(huì)上將經(jīng)銷商聚集到一起，增加交流機(jī)會(huì)。目的不同，開會(huì)前的準(zhǔn)備工作也不相同的。因此，籌備年會(huì)的時(shí)候一定要多收集信息，通過收集和整理年會(huì)相關(guān)的信息可以初步制定好年會(huì)的準(zhǔn)備工作，再與同事和領(lǐng)導(dǎo)溝通，逐步完善年會(huì)計(jì)劃，確保年會(huì)的順利召開。

公司年會(huì)籌備最核心的準(zhǔn)備工作就是制訂年會(huì)預(yù)算，年會(huì)預(yù)算包含交通費(fèi)用、年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地費(fèi)用、住宿費(fèi)用和餐飲費(fèi)用，還有一些活動(dòng)費(fèi)用。年會(huì)預(yù)算制定合理不僅可以贏得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，也是年會(huì)是否順利實(shí)施的一項(xiàng)保證。

首先要考慮的是在哪開年會(huì)，如果公司只是在本地辦公，年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地在本地，這樣交通費(fèi)用就會(huì)省下很多，如果公司在外地有分公司，或者年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地在其它城市，那么就要考慮添加交通費(fèi)用，年會(huì)需要多少人參加，出發(fā)地至活動(dòng)地的交通費(fèi)用和會(huì)議期間的費(fèi)用，還有返程交通都是要考慮在內(nèi)的部分。其次就要考慮年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地租賃，這是在年會(huì)預(yù)算中占比重很大的一部分費(fèi)用，想要開什么規(guī)模的年會(huì)，需要年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)有哪些設(shè)施，在年會(huì)活動(dòng)開始的時(shí)候有哪些需要布置，這些都是要考慮的問題，而大多數(shù)的工作人員對(duì)這方面還不是很熟悉，挨家年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地比價(jià)看服務(wù)不僅需要大量的時(shí)間和精力，建議預(yù)定選年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地的時(shí)候可以到場(chǎng)地網(wǎng)上去看看，上面會(huì)有當(dāng)?shù)鼐频旰蜁?huì)議中心的介紹、報(bào)價(jià)和網(wǎng)友對(duì)酒店的評(píng)價(jià)，如果參加團(tuán)購(gòu)還可以得到更多優(yōu)惠。

定下來年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地，就要考慮的就是住宿費(fèi)和餐飲，住宿應(yīng)該非常好理解，如果年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地提供就更好了，如果沒有就需要年會(huì)組織者提前預(yù)定，正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)。年會(huì)活動(dòng)組織者明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍以便做出相關(guān)安排。會(huì)議的餐飲可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于年會(huì)活動(dòng)的需要及會(huì)議目的。

除非在年會(huì)活動(dòng)長(zhǎng)期是在室外，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括設(shè)備本身的租賃費(fèi)用和設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，這點(diǎn)也可以委托年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地的工作人員協(xié)助完成。

很多公司在年會(huì)開完后會(huì)有節(jié)目表演的過程，在節(jié)目表演的過程中穿插著年終獎(jiǎng)的發(fā)放，或者公司對(duì)員工的獎(jiǎng)勵(lì)，這些需要提前跟年會(huì)活動(dòng)場(chǎng)地工作人員溝通，由他們提供表演的活動(dòng)場(chǎng)地和所需要的視聽設(shè)備，這部分只需要統(tǒng)計(jì)好表演的節(jié)目和參與的人數(shù)就可以了。