舉行大型會(huì)議活動(dòng)策劃的注意點(diǎn)

1、考慮好開場(chǎng)時(shí)間

如果是內(nèi)部活動(dòng)，與會(huì)者也許就在現(xiàn)場(chǎng)上班，那么開場(chǎng)時(shí)間就很靈活了，如果是9點(diǎn)鐘上班，10點(diǎn)再開始活動(dòng)就不是很合適了，因?yàn)榇蠹液芸赡芤瞻l(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會(huì)議，活動(dòng)開場(chǎng)時(shí)間就不宜過早，若是在高峰期趕路，就得承擔(dān)較高的路費(fèi)或在路上浪費(fèi)很多時(shí)間。

2、考慮以午宴作為開始

下午舉辦活動(dòng)是個(gè)不錯(cuò)的選擇，可以以自選午餐作為活動(dòng)的開始，這樣可以使多數(shù)與會(huì)者在活動(dòng)開始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，為宜不足的是很難準(zhǔn)確預(yù)測(cè)按時(shí)參加午宴的人數(shù)，配備多少食物也是個(gè)難題。

3、不要取消晚上的活動(dòng)

是否取消晚上的活動(dòng)是值得做個(gè)市場(chǎng)調(diào)查的，這樣就可以看看有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會(huì)議是完全可以接受的，注意不要忽略有家庭責(zé)任的人。晚上也更容易找到像大學(xué)或?qū)W院教室等合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場(chǎng)地，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會(huì)直接從工作的地方趕來參加活動(dòng)，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

有些人也許要趕幾個(gè)小時(shí)的路去參加一次半天活動(dòng)，或是從那里返回，如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，會(huì)影響心情，這就意味著必須清晰描述目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動(dòng)既定效果等。

5、考慮再舉辦一次這樣的活動(dòng)

有時(shí)舉辦2至3次半天活動(dòng)是很值得的，可以在同一天的不同時(shí)段、一周的不同時(shí)間舉辦活動(dòng)，也可以在不同的會(huì)場(chǎng)舉辦活動(dòng)，這樣潛在的與會(huì)者就可以任意選擇了。但這樣的活動(dòng)常常不會(huì)有主題演講，幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復(fù)好幾次，如果是宣傳活動(dòng)就不同了，主辦人會(huì)發(fā)現(xiàn)重復(fù)舉辦活動(dòng)會(huì)吸引更多的目標(biāo)聽眾。

6、謹(jǐn)慎起草章程大綱

理想化地希望會(huì)議開始時(shí)參會(huì)者就到齊了，所以會(huì)議開始時(shí)應(yīng)當(dāng)安排些看似相當(dāng)重要的內(nèi)容。然而，即使是時(shí)間很短的活動(dòng)，也常會(huì)有參會(huì)者遲到，最好在正式開始活動(dòng)15分鐘后再安排最重要的活動(dòng)內(nèi)容，這樣大家就可能都到齊了，不會(huì)遺漏掉重要事項(xiàng)。