活動策劃公司在策劃會議時提供的服務

活動策劃公司能夠為整場會議活動提供一站式的解決方案，包括了策劃方案、會議活動執(zhí)行，以及在活動之中所需要的物料節(jié)目等，在舉行一個會議活動的時候選擇策劃公司是非常重要的，一般活動策劃公司在策劃會議的時候可以提供服務包括整體的會議活動車、會前的咨詢服務、帶領客戶實地考察場地、確定會議方案及明細、執(zhí)行會議活動項目，以及最后的活動總結工作。

一、整體的會議活動策劃

確定召開會議的核心價值是雙方早期溝通的重點訴求，會議策劃公司將根據(jù)企業(yè)的會議要求提出標準會議模式下為企業(yè)量身定制的各個會議版塊，包括會議主題定位、邀請人員、會議內容定制、會議流程安排、會議組織及執(zhí)行方案等。

二、咨詢服務

會議策劃公司將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇，在預算范圍內最適宜的會議場地、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

三、實地考察

會議策劃公司會安排委托方或者代表到目的地考察會議策劃公司提供的酒店、會議場地、環(huán)境、交通車輛及會展設備細節(jié)等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

四、確定會議方案

會議策劃公司會一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協(xié)議。

五、執(zhí)行會議活動

不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執(zhí)行。

六、活動總結

將所執(zhí)行活動的細節(jié)整理成文字及光碟形式交客戶存檔，并協(xié)助客戶對于此次會議活動的整體情況進行匯總及評估。