峰會論壇活動的注意點

峰會論壇活動每個行業(yè)都會有，有些行業(yè)為了塑造其完整性和行業(yè)歸屬性，還會每一年都舉辦一次行業(yè)內(nèi)的論壇峰會，讓參會者了解到每一年行業(yè)的走向和規(guī)劃，以及學(xué)習(xí)一些新知識。策劃一場成功的峰會論壇，人員分配和明確分工、場地選擇和規(guī)劃、核心人群邀約、第三方人員安排等這幾個注意點一定要記?。?/p>

1、人員分配

每個人要明確自己的職責(zé)，根據(jù)自己的職責(zé)完成好自己負責(zé)的任務(wù)，每個人都有一張任務(wù)表，所做的工作都寫在他所拿到的表中，就像玩游戲做任務(wù)一樣，做一個標記一個，直到任務(wù)都完成了。由總負責(zé)人負責(zé)統(tǒng)籌、監(jiān)管和檢查，保證每個人的工作進度。

2、場地選擇

場地選擇預(yù)訂環(huán)節(jié)，包括住宿、晚宴、會議場地等。根據(jù)參會人數(shù)和活動規(guī)模進行決定，并且要了解清楚場地使用的細節(jié)。場地預(yù)算是很重要的一項，決定場地的關(guān)鍵因素。場地預(yù)訂需要注意很多雜項，比如費用和場地使用的細節(jié)，搭建時間安排在什么時候？茶歇有沒有？有沒有單獨的VIP休息室？自助餐怎么算，多余的餐券可以退嗎？客房晚宴會場一起訂是否有折扣價？VIP來之前必須先拿好房卡，人一到直接進房，不能在前臺等待開房。

3、核心人群

核心人群就是嘉賓要提前對嘉賓進行分類，如：VVIP、VIP、嘉賓、媒體等，并且根據(jù)這些嘉賓的等級進行車輛安排使用和住宿等問題。不是我們的觸及范圍，待企業(yè)確定出席以后，后續(xù)的工作可能都是很這些VVIP助理聯(lián)系，但要確保好他們的工作不能失誤。VIP也得注意語言技巧，一般是主要是贊助商。VVIP和VIP的住宿出行，都以企業(yè)最高檔次安排。另外媒體里面大咖也得以最高檔次安排。

4、第三方人員

禮儀提前培訓(xùn)，服裝要準備，妝容要統(tǒng)一，根據(jù)需求進行安排。禮儀彩排根據(jù)不同的活動要進行彩排，需要注意的主要就是有頒獎環(huán)節(jié)需要拿東西上臺，這個要仔細彩排。

保安，當(dāng)會議需要用到保安的時候，說明這個檔次一般都不低了，保安的話統(tǒng)一服裝，身材發(fā)型都要盡量統(tǒng)一。工作職責(zé)基本就是酒店們門口接車的時候、會議現(xiàn)場的時候、晚宴的時候外場、還有就是VVIP休息室到會議現(xiàn)場的通道、以及現(xiàn)場我們公司的臨時辦公室門口。

主持人的服裝、檔期都要提前安排好。主持人必須彩排串全場，無論他是否經(jīng)驗豐富，主持人的手卡一定要做，這樣站臺上才顯得好看，手卡上的字要事先讓他確認能看見，同時，有提詞屏的話，提詞屏也是要放串詞的，雙重保險。主持人現(xiàn)場要有專門的一個同事跟著他，現(xiàn)場情況有變化，直接聯(lián)系這個同事，讓他第一時間告訴主持人。