會議策劃過程中應(yīng)注意的細(xì)節(jié)

一般來說，在找到合適的會議承辦人后，并不意味著你作為會議執(zhí)行人就會無所事事。為了使會議順利進(jìn)行，規(guī)劃院認(rèn)為主辦方需要掌握很多細(xì)節(jié)：

1、 在會議開始之前，你必須制定一個(gè)總體計(jì)劃，并為會議進(jìn)程制定一個(gè)“時(shí)間表”。

2、 如果會議形式嚴(yán)肅，除電話聯(lián)系外，還需以書面文件或通知、邀請函等形式與各單位聯(lián)系，并得到明確答復(fù)（如需制作特殊書面文件或通知、邀請函，你必須和印刷廠協(xié)商）。

3、 會議開始時(shí)，我們將參與登記工作，協(xié)調(diào)工作，分發(fā)材料。同時(shí)，我們可以結(jié)交新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果代表們要付會議費(fèi)，你必須負(fù)責(zé)收取會議費(fèi)。

4、 你必須自己安排會議、演講和相關(guān)報(bào)告。如果會議內(nèi)容不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可以通知會議組織者，并要求他們協(xié)助制定。

5、 在會議組織者的幫助下，聯(lián)系酒店、機(jī)場、酒店、廣告公司、印刷公司、車隊(duì)等單位，根據(jù)“時(shí)間表”及時(shí)查詢并落實(shí)時(shí)間表。

6、 正式會議前，檢查場地布置（燈光、音響、外觀、綠化、專用設(shè)備等）是否安全。

7、 入住后，將具體人數(shù)和房間告知會議主辦方，并及時(shí)與酒店協(xié)商增減房間，避免酒店與您之間產(chǎn)生不必要的麻煩。

8、 一般應(yīng)通知會議的時(shí)間和地點(diǎn)，以確定各單位代表的人數(shù)。

9、 制定符合公司和會議總體目標(biāo)的財(cái)務(wù)預(yù)算。定金一般為預(yù)付費(fèi)用總額的50%，其余部分將在會議結(jié)束時(shí)結(jié)清。