商務(wù)會(huì)議策劃的過程

商務(wù)會(huì)議策劃的基本流程主要分為九點(diǎn)，分別是落實(shí)與客戶聯(lián)系、商務(wù)會(huì)議的整體規(guī)劃、形成完整的方案、進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的初步調(diào)查、擬定并簽訂合同、跟進(jìn)支付預(yù)付款、確定預(yù)付款到位并開始預(yù)定各項(xiàng)物料設(shè)備、會(huì)前的商務(wù)接待以及活動(dòng)結(jié)束后的匯總。

1、落實(shí)與客戶聯(lián)系

一般商務(wù)會(huì)議結(jié)束后客戶與嘗試與主辦方聯(lián)系，為此，要詳細(xì)具體的規(guī)劃，落實(shí)與客戶的聯(lián)系。

2、商務(wù)會(huì)議的整體規(guī)劃

根據(jù)客戶會(huì)議的基本要求，做好商務(wù)會(huì)議的整體規(guī)劃，包括選址、日程安排、會(huì)議項(xiàng)目、餐飲安排、班車安排等，每一個(gè)細(xì)節(jié)都必須考慮到顧客的容忍度和滿意度。

3、形成完整的方案

會(huì)前要與客戶溝通基本的規(guī)劃思路，并形成完整的方案，以便后續(xù)根據(jù)方案執(zhí)行。

4、進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的初步調(diào)查

在前期的一些基本溝通之后，客戶通常會(huì)選擇對(duì)規(guī)劃方案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，并提供一切幫助，為此，要到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行初步調(diào)查，明確場(chǎng)地的具體的規(guī)劃。

5、擬定并簽訂合同

驗(yàn)收合格后，所有接收內(nèi)容都寫在合同中，細(xì)節(jié)還是非常重要。

6、跟進(jìn)支付預(yù)付款

簽訂合同需要一定的預(yù)付款，這樣整個(gè)會(huì)議過程才會(huì)順利進(jìn)行，如果沒有預(yù)付款，我們的訂單隨時(shí)可能被取消，這是一個(gè)不可彌補(bǔ)的麻煩，尤其是在會(huì)議次數(shù)眾多的情況下，所以確定合同后一定要先支付一定的預(yù)付款。

7、確定預(yù)付款到位并開始預(yù)定各項(xiàng)物料設(shè)備

確定預(yù)付款到位后，與簽訂方也有了明確的協(xié)議，就可以開始籌備其它物料設(shè)備的預(yù)定了。

8、會(huì)前的商務(wù)接待

接待是整個(gè)會(huì)議的核心部分，包括接機(jī)、會(huì)議安排、會(huì)議室安排、車輛安排、活動(dòng)組織等，應(yīng)嚴(yán)格按照合同操作，當(dāng)然，一些突發(fā)事件或標(biāo)準(zhǔn)的增減也可以隨時(shí)調(diào)整。

9、活動(dòng)結(jié)束后的匯總

商務(wù)會(huì)議結(jié)束后，要認(rèn)真做好會(huì)議匯總工作，核對(duì)各類文件，嚴(yán)格按照合同進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。