會議策劃前期準(zhǔn)備

為了確保會議的成功，我們必須在會前做好充分的準(zhǔn)備。會議成功的關(guān)鍵在于會前的精心策劃。會議策劃的籌備工作是否深入，可以為會議策劃的成功打下良好的基礎(chǔ)。為使會議策劃工作取得成功，我們應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作。

1、根據(jù)會議級別和會議具體情況，選擇召開地點(diǎn)，提前預(yù)約。

安排好會場布置，精心設(shè)計細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備好會議所需的所有設(shè)備，提前擺放，提前做好設(shè)備調(diào)試和演練，確保會議順利進(jìn)行。

2、根據(jù)會議的具體需要，我們可以設(shè)計會議材料的風(fēng)格、內(nèi)容和風(fēng)格，并提前送到會場。

當(dāng)會議資料較多時，可按會議計劃的順序進(jìn)行分發(fā)。它們被裝訂成冊，供參與者閱讀。此外，如需向與會人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品，應(yīng)準(zhǔn)備好會議資料，放入資料袋，分發(fā)給與會人員。

3、在正式會議開始之前，通常會介紹會議的整個過程。

一般來說，沒有主持人，會有會議組織者介紹會議過程。計劃會議一般分為工作匯報、討論和工作安排。會議基本流程將組織成正式文件，并作為會議主席信息裝訂成冊。顯然，最基本的過程是參與者可以更容易地參加會議。

4、會議通知顯然對會議的計劃至關(guān)重要。

例如，在企業(yè)內(nèi)部會議上，我們可以根據(jù)企業(yè)的通用通信系統(tǒng)通知與會者。如果企業(yè)有外部合作伙伴，我們也可以通過電話、短信或電子郵件通知對方。通知的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡短。說明議程、參會人員、會議時間、地點(diǎn)等，力求簡潔明了。