會議活動(dòng)策劃前期工作中注意事項(xiàng)是什么

成功的會議活動(dòng)離不開成功的會議策劃與管理，前期工作中要注意會議資料準(zhǔn)備、會議通知、會議議程安排、會場布置以及現(xiàn)場簽到的五項(xiàng)注意事項(xiàng)。

一、會議資料準(zhǔn)備注意事項(xiàng)

1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會人員的角色，資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。

2、會議資料較多時(shí)，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。

3、當(dāng)參會各人員因角色不同需要不同的資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領(lǐng)取。

4、若需要給參會人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會人員。

二、會議通知注意事項(xiàng)

會議通知分為口頭通知和書面通知，一般口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議，而書面會議通知需注意以下幾點(diǎn)：

1、正式的書面會議通知應(yīng)包含簡要的會議議程說明、參會人員、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)等。

2、書面會議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會人員，如邀請函、電子郵箱等，如有必要可另行電話通知參會人員。

三、會議議程安排注意事項(xiàng)

1、正式會議開始時(shí)一般需要介紹會議整體流程，將會議分為幾項(xiàng)內(nèi)容。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。

2、安排會議議程時(shí)應(yīng)考慮到會議時(shí)間，盡量將會議時(shí)段安排在正常工作時(shí)段內(nèi)，如果是跨天的會議或者占用中晚餐時(shí)間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。

四、會場布置注意事項(xiàng)

1、正式會議的會場應(yīng)提前安排好，并在書面會議通知中告知參會人員。

2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準(zhǔn)備好參會人員的名牌，在會議開始前排好坐席及名牌。

3、對于安排好坐席的會場，應(yīng)提前將會議資料袋擺放在坐席上。

4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時(shí)，要調(diào)試好會場的投影儀、調(diào)音臺、幕布、麥克風(fēng)等器械。

5、注意各項(xiàng)會場的環(huán)境因素，按照實(shí)際情況調(diào)整好。

6、會議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會議記錄工具，以便于在會后做好會議總結(jié)工作。

五、現(xiàn)場簽到注意事項(xiàng)

1、會議開始前在會場入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對參會人員簽到。

2、禮儀小姐應(yīng)做好貴賓的簽到及指引工作。